Bedrijfsvoering

De burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en medeoverheden verwachten van de provincie Noord-Holland dat zij rechtmatig handelt en betrouwbaar, transparant, doelmatig, doeltreffend en responsief is. Nieuwe externe ontwikkelingen kenmerken zich onder meer door intensiever samenspel tussen burgers, bedrijven en overheden, een toename van digitalisering, nieuwe informatietechnologieën en meer ketensamenwerking. Dit vraagt om een andere rol van de provincie, waarbij het nodig is dat zij steeds meer optreedt als regievoerder en zich doorontwikkelt naar een lerende organisatie.
Deze bovenstaande ontwikkelingen verhogen de complexiteit van de bedrijfsvoering en stellen hogere eisen aan procesbeheersing. We zien procesgericht werken als het fundament voor doeltreffende en doelmatige realisatie van doelen en als middel om het kwaliteitssysteem naar een hoger niveau te tillen.
De bedrijfsvoering is van belang voor het adequaat uitvoeren van programma’s. Het welslagen van programma’s is in belangrijke mate afhankelijk van de externe gerichtheid, de toegenomen transparantie en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Bovendien zijn de effecten van de  bedrijfsvoering bij een externe gerichtheid van de provincie zichtbaar voor burgers. Daarmee is de bedrijfsvoering een belangrijke randvoorwaardelijke factor voor een positief imago van de provincie.

Om de sturing op de genoemde criteria verder te ontwikkelen en te verbeteren, mede in relatie tot externe ontwikkelingen, hebben wij in 2015 gewerkt aan de volgende activiteiten:

Digitalisering

Het is onze ambitie om de ambtelijke werkprocessen in verregaande mate te digitaliseren. In 2015 zijn de mogelijkheden verder onderzocht om het rode en blauwe minuten proces waarmee GS-besluiten tot stand komen verder te digitaliseren. Daarnaast is dit proces verder geoptimaliseerd door de in 2014 voorgestelde verbeteringen in het proces door te voeren.  In 2015 zijn de
verschillende technische oplossingsrichtingen met betrekking tot de rode en blauwe minutenstroom onderzocht.

Personeel

Individueel Keuzebudget

Met ingang van 1 januari 2015 is - conform de in de cao 2011-2012 vastgelegde afspraak -  het IKB ingevoerd. Het IKB, waarin oude beloningsonderdelen vakantietoelage, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage werkgever en het bovenwettelijk vakantieverlof zijn samengebracht, wordt maandelijks betaalbaar gesteld. De medewerker kan via de digitale IKB-tool zelf bepalen of het budget al of niet maandelijks moet worden uitbetaald. Om fiscale redenen moet het volledige budget binnen hetzelfde jaar worden opgenomen. Het budget kan niet worden overgeboekt naar het volgend jaar.

Werkkostenregeling

De provincie Noord-Holland heeft de werkkostenregeling per 1 januari 2015 ingevoerd. Met de inwerkingtreding van de werkkostenregeling zijn de fiscale regels met betrekking tot het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van loonbestanddelen gewijzigd. Binnen de werkkostenregeling kan maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteed worden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor bestuur en medewerkers. Over het bedrag boven de vrije ruimte wordt loonbelasting betaald in de vorm van een eindheffing van 80%.
In deze jaarrekening is op basis van de voorlopige cijfers voor de WKR een last van € 150.000 opgenomen. In dit bedrag is de verplichte eindheffing ad € 69.600 van vrijkaartensponsoring van voorgaande jaren meegenomen. In 2016 wordt de definitieve last bepaald.  

Bestuurlijke Planning en Control

Binnen de provincie wordt voor het besturen en het beheersen van de besturende processen, de kernprocessen en de ondersteunende processen gebruik gemaakt van verschillende planning- en controlinstrumenten. Deze instrumenten geven invulling aan de door Provinciale Staten vastgestelde planning- en controlcyclus. De programmabegroting neemt daarin een centrale plaats in.

Audit onderbesteding

Eind 2014 is de audit onderbesteding en de reactie daarop gereed gekomen. Als gevolg hiervan  zijn de budgetten bij de laatste begrotingswijziging 2015 op basis van voorlopige realisatiecijfers naar beneden bijgesteld. Dit heeft er in geresulteerd dat al bij de laatste begrotingswijziging een voordelig resultaat kon worden voorzien en dat de onderbesteding op reserves met ca. 20% is gedaald ten opzichte van 2014.

Doorontwikkeling van de P&C-cyclus en bestuurlijke informatievoorziening

In oktober 2015 heeft de directie de eerste conceptversie van het koersdocument ‘Eigentijdse sturing en verantwoording’ besproken. In het koersdocument worden de leidende principes benoemd voor een eigentijdse sturing en verantwoording. Nadrukkelijk wordt onderscheid gemaakt tussen sturing en verantwoording. Sturing gaat daarbij om actualiteit, inzicht in de situatie, afwegingen maken en aanzetten tot actie, terwijl verantwoording gaat over het navolgbaar maken van gemaakte afwegingen bij (zorgvuldige en doelmatige) besteding van ‘publieke’ gelden. De zes leidende principes voor een eigentijdse sturing en verantwoording betreffen:

1. De lijn is verantwoordelijk;
2. Verantwoordelijkheden zijn zo laag mogelijk in de organisatie belegd;
3. Concernsturing weegt belangen op deelprocessen/directies af tegen overstijgende/concern belangen;
4. Sturing is tijdig en accuraat (tijdens het proces, op juiste niveau, hoeft niet op papier);
5. Verantwoording juist en volledig (achteraf, zo goed mogelijk leesbaar, actualiteit minder belangrijk);
6. Kwantitatieve en kwalitatieve informatie is op orde.

In 2016 worden deze principes verder uitgewerkt op basis van een ontwikkelagenda.
Het verder vergroten van de toegankelijkheid, inzichtelijkheid en bruikbaarheid van de Planning & Controlinstrumenten heeft in 2015 op de volgende manieren vorm gekregen:

Website

In 2015 is de begroting 2016 uitgekomen in een volledige webversie. Hiermee kan op allerlei digitale media de volledige begroting worden ingezien.

Programma Groen

Als gevolg van de door PS aangenomen motie “Groen is kapitaal” is in de begroting 2016 een nieuw programma “Groen” geïntroduceerd. Dit nieuwe programma bouwt voort op het door PS vastgestelde format en kent een aantal nieuwe elementen. Toegevoegde en gewijzigde elementen zijn bijvoorbeeld :

• Splitsen van de lasten naar dekking: uit reserves/balansposten en uit algemene middelen;
• Inzicht in prognose verloop reserves;
• Meerjarige specificeren van de output;
• Vermelden van de kalender van te verwachten beleidsevaluaties;
• Loslaten van de rapportage op kostensoorten;
• Tekstuele toelichtingen toegevoegd bij doelen
• Onderzoek begrotingssystematiek

Bij de behandeling van de begroting gaven sommige leden van Provinciale Staten aan de nieuwe elementen over het algemeen als een verbetering te beschouwen. Daarnaast werd echter ook gehecht aan de striktheid van het format en het smarter maken van doelen, om daarmee te waarborgen dat de begroting en jaarstukken steeds specifiek, meetbaar en controleerbaar zijn voor PS.

De Control- en de financiële functie

In oktober 2015 is het vijfpuntenprogramma beëindigd dat als doel had de financiële en control functie binnen de provincie te verbeteren. Aan de nog openstaande punten en de verdere ontwikkeling van de controlfunctie in de organisatie wordt de komende jaren nader invulling gegeven zoals in beschreven in het beleidsplan “Koersen op Control”.

Koersen op Control

Doel van het beleidsplan Koersen op Control is optimalisering van de organisatiebeheersing van de provincie, zodat  in het krachtenveld waarin de provincie opereert, en die continu in beweging is, de gewenste positie ingenomen kan worden. De organisatie maakt dit zichtbaar doordat de afzonderlijke directeuren uiterlijk in 2019 zgn. ‘In Control Statements’ afgeven op hun majeure bedrijfsprocessen. Het behalen van ‘In Control Statements’ is geen doel op zich maar een middel om als lerende en verbeteringsgerichte organisatie te groeien, waarbij maximaal aanwezig potentieel wordt benut en wordt voortgebouwd op het niveau van procesbeheersing dat in de organisatie al aanwezig is. Met het ICS wordt een verklaring gegeven over de werking van het Management Control Systeem van de provincie. Het management controlsysteem gaat uit van risicogerichte procesbeheersing. Eind 2015 is een start gemaakt met concretisering van Koersen op Control via het opstellen van een Plan van Aanpak; in 2016 zal gestart worden met de uitrol. Het beleidsplan Koersen op Control is vastgesteld door GS op 27 oktober 2015.

Onderhoud kaderstelling

De kadernota Verbonden Partijen is begin 2015 vastgesteld. Conform het Vijfpuntenprogramma is er in de nieuwe kadernota meer aandacht voor andere vormen (stichtingen, verenigingen en gemeenschappelijke regelingen) van bestuurlijke samenwerking dan deelnemingen.
In 2015 is de nieuwe financiële verordening vastgesteld door PS. In de financiële verordening zijn de bevoegdheden van de concerncontroller en de interne auditfunctie geactualiseerd.

Vergrote meerwaarde van de auditfunctie

De Interne Auditfunctie heeft de ambitie om continue bij te dragen aan de verbetering van het provincie bestuur door het uitvoeren van audits op basis van professionele standaarden. In dit verband en in het kader van het beleidsplan Koersen op Control is in 2015 een conceptopleidingsplan opgesteld. In 2016 zullen de eerste opleidingen plaatsvinden.
In het auditjaarplan 2015 was de vorming van een auditpool benoemd. Eind 2015 is daar een start mee gemaakt en in 2016 zal de auditpool nader worden vormgegeven.  Deze auditpool moet eraan bijdragen dat meer gebruik wordt gemaakt van expertise die al binnen de provincie aanwezig is. Dit vergroot de slagkracht van het interne auditteam en draagt bij aan een verbreding van de kennis en ervaring van de betrokken medewerkers en daarmee aan de waarde van die medewerkers voor het eigen organisatieonderdeel en hun loopbaan ontwikkeling.

Organisatieontwikkeling

Houtskoolschets

In de agenda voor de toekomst hebben wij de interne en externe ontwikkelingen beschreven waar de ambtelijke organisatie in de nabije toekomst mee te maken krijgt. Deze (middel)langetermijnvisie hebben we geconcretiseerd in thema’s en acties voor de komende jaren. Met houtskoolschetsen per directie zijn deze vertaald naar organisatieontwikkelingen, die hieraan ten grondslag zouden moeten liggen. De uitvoering van de houtskoolschetsen moet tot en met 2018 plaatsvinden. De houtskoolschetsen zijn dynamisch en kunnen jaarlijks naar gelang de ontwikkelingen (zoals het wel of niet overgaan van de plustaken naar de omgevingsdiensten) worden bijgesteld.

Dienst Landelijk Gebied

Het Rijk heeft in oktober 2013 besloten dat de provincies per 1 januari 2015 verantwoordelijk worden voor het ‘provinciaal aandeel’ van de Dienst Landelijk Gebied. Daartoe hebben de provincies, nadat het Rijk de efficiencytaakstelling heeft geëffectueerd, de zeggenschap over van de bijbehorende capaciteit (400 fte) overgenomen en zijn de bijbehorende middelen aan het Provinciefonds toegevoegd. Daarmee is zijn de betrokken medewerkers van de Dienst Landelijk Gebied per 1 januari 2015 overgaan naar de twaalf provincies. Op basis van het advies van de Commissie Janssen is door het IPO-bestuur besloten daarbij een verdeling af te spreken die er op neer komt dat hiervan € 2,75  miljoen op jaarbasis aan het provinciefonds van provincie Noord-Holland wordt gedoteerd. Provincie Noord-Holland heeft met provincie Flevoland een contract afgesloten, waarin is overeengekomen dat zij de DLG-taken voor voert.

Kostprijssturing

Met name voor de uitvoerende provinciale taken en projecten werkten wij ook in 2015 aan het ontwikkelen van integrale kostprijssturing. Wij zien verschillende voordelen in het sturen op basis van een integrale kostprijs, waarbij we directe en indirecte kosten integraal toerekenen aan de te leveren producten en projecten. Het beoogde doel hiervan is dat het een zakelijker en efficiëntere afweging en sturing mogelijk maakt. Het maakt (binnen grenzen) mogelijk om keuzes te maken over de wijze van uitvoeren in relatie tot de daaraan gekoppelde uitvoeringskosten.
Voor de directie B&U geldt dat de sturing op integrale kostprijs hand in hand gaat met een andere marktbenadering: meer „over te laten‟ aan de markt. Dit krijgt vorm door te werken met geïntegreerde contracten (meerdere bouwfasen in een keer contracteren) en het inrichten van grote, meerjarige gebiedscontracten voor vast en variabel onderhoud.
Bij het verlenen van subsidies wordt gebruik gemaakt van het middel van indicatieve kostprijsberekening. Met dit middel wordt inzichtelijk gemaakt wat de uitvoeringskosten zijn van het verlenen van subsidies. In 2013 is gestart met een pilot met het weergeven van uitvoeringskosten die verbonden zijn aan het openstellen van een uitvoeringsregeling. In 2015 zijn ook de uitvoeringskosten van subsidies buiten uitvoeringsregeling geraamd.

Duurzaam inkopen

De provincie Noord-Holland heeft zich gecommitteerd om 100% duurzaam inkopen te realiseren vanaf 2015. Als norm wordt gebruikt de rijksbrede lijst duurzaam inkopen. Op deze lijst staan productgroepen, waarvoor duurzaam ingekocht kan worden. Producten die niet op de lijst staan tellen niet mee.
De norm ’100%’ wordt dus periodiek gemeten over de inkopen van de provincie die op de rijksbrede lijst staan van productgroepen duurzaam inkopen (DI) zie  https://www.pianoo.nl/themas-markten/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen.
Van alle inkopen van de provincie valt 81% binnen deze scope, als gekeken wordt naar het bedrag van de inkopen. 19% valt buiten de scope.

Van alle inkopen die volgens de rijksbrede lijst duurzaam inkopen duurzaam kunnen worden ingekocht, koopt de provincie 99,9% duurzaam in.

De onderstaande apparaatskosten vertegenwoordigen de totale kosten van de bedrijfsvoering. In de personele kosten zijn meer kosten opgenomen dan enkel de loonsom van de structureel toegestane formatie. Onderdeel van de materiële kosten zijn de kapitaallasten van de nieuwe kantoorpanden aan het Houtplein en de Dreef over een periode van 25 jaar, waarvan een deel direct ten laste komt van de reserve huisvesting.
De apparaatskosten zijn in 2015 met een bedrag van € 4.279.934 onderschreden. Dat resultaat is opgebouwd uit:

• € 1.955.050 onderuitputting van de budgetten (34,9% lager dan budget);
• € 2.324.885 meer geactiveerd dan begroot (44,7% hogere activering dan begroot).

De lagere onttrekkingen betreffen met name lagere kosten voor Impulsbudget ICT en lagere onttrekkingen uit reserve Organisatieveranderingen. De transitie ICT is binnen beschikbare budgettaire kaders in 2015 gerealiseerd.
De apparaatskosten zijn als volgt verdeeld naar een personele en materiële component:

De verdeling van de apparaatskosten heeft voor een groot deel plaatsgevonden op basis van tijdschijfgegevens van het ambtelijk apparaat. In 2015 is voor een bedrag van € 7,5 miljoen doorbelast aan activa,  terwijl in de begroting was uitgegaan van € 5,2 miljoen activering.
De totale onderschrijding op apparaatskosten bestaat uit € 1,9 miljoen onderschrijding op materieel budget (5,9% onderbesteding) en € 2,4 miljoen onderbesteding op salariskosten (3% onderbesteding). De onderbesteding is voor een groot deel toe te schrijven aan hogere activering van kosten naar programma’s: respectievelijk personele kosten € 1,7 miljoen hogere activering en materiele kosten € 600 K hogere activering.
De onderschrijding op materieel budget komt voort uit het volgende:  

• de in 2015 begrote investering in de update van de GIS applicatie heeft in 2015 geen doorgang gevonden en is naar 2016 is verschoven;
• een aantal incidentele budgetten zijn in 2015 niet volledig  aangewend doordat de activiteiten niet tot uitvoering zijn gekomen ten gevolge van externe oorzaken. Betreffende budgetten zijn daarom via Uitgestelde Intenties doorgeschoven naar 2016, te weten:
  • de projecten doorontwikkeling P&C-cyclus en kostprijssturing zijn vertraagd en lopen door in 2016;
  • de VTH-plustaken rond de 'groene' wetten nog niet zijn overgedragen, waardoor het SVT transitietraject nog niet volledig is afgerond en in 2016 nog werkzaamheden van het programma transitie SVT zullen plaatsvinden.
• hogere activering van materiële kosten naar programma’s;
• daarnaast was sprake van lager dan begrote huisvestingskosten (waaronder energiekosten), lagere kosten voor drukwerk & vormgeving.